Jelen szabályzat a C&T HUNGARY KFT. (székhelye: 1137 Budapest, Radnóti M. u. 2.; cégjegyzékszáma: 01-09-916069,) (továbbiakban: Adatkezelő) által megvalósított egyes személyes adatok kezelését és feldolgozását szabályozza az alábbiak szerint.

Bevezető

Jelen Szabályzatot az Adatkezelő magára nézve kötelezőnek ismeri el. Adatkezelő ezen túlmenően kötelezettséget vállal arra, hogy a személyes adatok kezelését mindenkor a hatályos jogszabályi előírások és a jelen Szabályzatban meghatározottak szerint végzi.

Jelen Szabályzat az Adatkezelő által bármikor egyoldalúan módosítható és/vagy visszavonható, az Érintettek egyidejű tájékoztatásával. A tájékoztatás a honlapon történő közzététellel, illetve a változás jellegétől függően az Érintettek közvetlen értesítésével valósul meg.

Amennyiben a jelen Szabályzattal, vagy az adatkezeléssel kapcsolatban bármilyen kérdése vagy észrevétele lenne, kérem, forduljon bizalommal hozzánk az alábbi elérhetőségek bármelyikén: travel@congresstravel.hu e-mail címen vagy az Adatkezelő 6720 Szeged, Dugonics tér 12. szám alatti postacímén.

I. A Szabályzat hatálya

 

1. Személyi hatály: jelen Szabályzat kiterjed az Adatkezelő által az alábbi természetes személyek vonatkozásában megvalósított adatkezelésekre (a továbbiakban összefoglalóan: Érintett):

• az Adatkezelőhöz munkaviszony létrehozása érdekében önéletrajzot benyújtott személyek (a továbbiakban: Pályázó)
• az Adatkezelő természetes személy szerződéses partnerei, ideértve az egyéni vállalkozókat is (a továbbiakban: Szerződéses Partner)
• az Adatkezelő nem természetes személy szerződéses partnerei által meghatározott kontaktszemélyek és egyéb kapcsolattartók (a továbbiakban együtt: Kapcsolattartó)
• továbbá egyéb természetes személyek, egyedi esetek mentén.

A nem az Érintettől származó személyes adat esetében az adatot közlő felelőssége az Érintett hozzájárulásának beszerzése ahhoz, hogy az adat az Adatkezelővel közölhető legyen.

2. Időbeli hatály: Jelen Szabályzat 2018. május 25. napján lép hatályba, és visszavonásig/módosításig marad hatályban. Jelen Szabályzatot a hatálybalépéskor már folyamatban lévő adatkezelésekre is alkalmazni kell.

3. Területi hatály: jelen Szabályzat hatálya az Adatkezelő által bármely (földrajzi) területen megvalósított adatkezelésre kiterjed.

4. Tárgyi hatály: jelen Szabályzat az Érintettek vonatkozásában az Adatkezelő által megvalósított adatkezeléseket szabályozza, meghatározva azok célját és jogalapját, az alkalmazott eszközöket és módokat, továbbá a bevezetett biztonsági intézkedéseket.
 

II. Alapfogalmak

Személyes adat: azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személyre („érintettre”) vonatkozó bármely információ;

Személyes adat különleges kategóriái: faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok. Az Adatkezelő fő szabály szerint különleges adatot (pl. egészségügyi adatot) az Érintett vonatkozásában nem kezel. Különleges adat kezelése kizárólag kifejezett előzetes hozzájárulás vagy jogszabályi felhatalmazás alapján kerülhet sor (pl. farmakovigilancia tárgyú bejelentés esetén).

Érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az Érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;

Adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így különösen a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;

Adatkezelő: a C&T Hungary  Kft. (székhelye: 1137 Budapest, Radnóti M. u. 2.; cégjegyzékszáma: 01-09-916069, képviseli: Farkas András; elérhetőségek: travel@congresstravel.hu, tel.: +366481562).

Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

Harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az Érintettel, az Adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az Adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.

A jelen Szabályzatban alkalmazott többi fogalom megfelel a hatályos jogszabályi előírások – így különösen: az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet – a továbbiakban: GDPR) és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) – által meghatározott fogalmaknak. Adatkezelő az általa alkalmazott adatkezelések során a mindenkor hatályos jogszabályi előírások maradéktalan betartásával jár el.
 

III. Alapelvek

Az Adatkezelő az Érintett adatai kezelése során a következő alapelvek maradéktalan figyelembevételével jár el:

• az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”);
• az adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon („célhoz kötöttség”);
• az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”);
• pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük („pontosság”);
• tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé („korlátozott tárolhatóság”);
• kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”).
• az adatkezelő felelős a fenti alapelveknek való megfelelésért, továbbá képesnek kell lennie e megfelelés igazolására („elszámoltathatóság”).

Az Adatkezelő az eljárásrendjét a fentieknek megfelelően alakította ki, azt folyamatosan felülvizsgálja és szükség szerint módosítja. Az Adatkezelő az adatkezelés során biztosítja a beépített és alapértelmezett adatvédelmet.

 IV. Adatkezelési célok

1. Utazásszervezéssel kapcsolatos tevékenység

A C&T Hungary Kft. a felsorolt adatkezelési célokból a következő személyes adatokat kezeli ügyféliről: 

I. érdeklődés szolgáltatás iránt honlapon, személyesen, telefonon, vagy más módon

•    név
•    e-mail cím (telefonszám)
•    érdeklődés tárgya (pl: időszak, úti cél, szállás besorolás)

Az adatkezelés jogalapja az érdeklődő hozzájárulása. Az adatkezelés az érdeklődés tartamáig, vagy a hozzájárulás visszavonásáig tart.

II. egyedi ajánlatkérés

•    név
•    e-mail cím, telefonszám
•    érdeklődés tárgya (pl: időszak, úti cél, szállás besorolás)
•    születési dátum

Az adatkezelés jogalapja az érdeklődő hozzájárulása. Az adatkezelés az ajánlatkérés dátumától számított 3 hónapig, vagy a hozzájárulás visszavonásáig tart.

III. utazási szerződéskötés

•    név
•    e-mail cím (telefonszám)
•    a szerződés tárgya (pl: időszak, úti cél, szállás besorolás, gyerekek száma és születési ideje, étkezési igények, releváns egészségügyi adatok)
•    születési dátum
•    lakcím

Az adatkezelés jogalapja a szerződés teljesítése, illetve az annak kapcsán felmerült esetleges jogviták rendezhetőségének biztosítása. Az adatkezelés időtartama a szerződés teljesítési dátuma évének utolsó napjától számított plusz nyolc év (adókötelezettség elévülésének határideje).

IV. repülőjegy, egyéb utazási jegy értékesítése

•    név
•    e-mail cím (telefonszám)
•    a szerződés tárgya (pl: időszak, úti cél, szállás besorolás, gyerekek száma és születési ideje, étkezési igények, releváns egészségügyi adatok)
•    születési dátum
•    útlevél/személyi igazolvány adati (száma, kiállítási dátuma, lejárati dátuma)
•    vízum adatai (típusa, száma, kiállításának dátuma, lejárati dátuma)
•    kinn tartózkodás pontos címe (szolgáltató egység neve, ország, város, közterület típusa és száma, irányítószám)
•    nem
•    állampolgárság

Az adatkezelés jogalapja a szerződés teljesítése, illetve az annak kapcsán felmerült esetleges jogviták rendezhetőségének biztosítása. Az adatkezelés időtartama a szerződés teljesítése plusz öt év (általános polgári jogi igényérvényesítési határidő).

V. Autóbérlési szolgáltatás értékesítése

•    név
•    e-mail cím (telefonszám
•    a szerződés tárgya (pl.: időszak, úti cél, felvétel és leadás helye és ideje, autó kategória, gyerekek száma és születési ideje, extra igények (pl.: gps, gyermekülés, biztosítás))
•    születési dátum
•    a szerződés tárgya (pl.: időszak, úti cél, szállás besorolás, gyerekek száma és születési ideje, étkezési igények, releváns egészségügyi adatok

Az adatkezelés jogalapja a szerződés teljesítése, illetve az annak kapcsán felmerült esetleges jogviták rendezhetőségének biztosítása. Az adatkezelés időtartama a szerződés teljesítése plusz öt év (általános polgári jogi igényérvényesítési határidő).

VI. Betegség, baleset és poggyászbiztosítás, illetve sztornó biztosítások értékesítése

•    név
•    lakcím
•    a szerződés tárgya (pl: időszak, úti cél, biztosítás típusa)
•    születési dátum
•    útlevél, személyi igazolvány szám

Az adatkezelés jogalapja a szerződés teljesítése, illetve az annak kapcsán felmerült esetleges jogviták rendezhetőségének biztosítása. Az adatkezelés időtartama a szerződés teljesítése plusz öt év (általános polgári jogi igényérvényesítési határidő).

VII. utazási szolgáltatás számlázása

•    név
•    e-mail cím (telefonszám)
•    a szerződés tárgya (pl.: időszak, úti cél, szállás besorolás, gyerekek száma és születési ideje, étkezési igények, releváns egészségügyi adatok)
•    lakcím
•    adószám

Az adatkezelés jogalapja a szerződés teljesítése, illetve az annak kapcsán felmerült esetleges jogviták rendezhetőségének biztosítása. Az adatkezelés időtartama a számla teljesítési dátuma évének utolsó napjától számított plusz nyolc év (adókötelezettség elévülésének határideje). 

2. Nem magánszeméllyel megkötött szerződések esetén a kapcsolattartói adatok kezelése

Az Adatkezelő az általa megkötött szerződések teljesítése érdekében a (nem természetes személy) szerződő partner munkavállalói és egyéb megbízottai egyes személyes adatait jogosult kezelni.

Az adatkezelés célja: szerződött partnerrel való kapcsolattartás, szerződés teljesítése érdekében szükséges jognyilatkozatok megtétele, egyéb cselekedetek megvalósítása (pl. kiszállítás, reklamációkezelés, átadás-átvételi eljárás, stb.).

Az adatkezelés jogalapja: a szerződött feleknek a szerződés teljesíthetőségéhez fűződő jogos érdeke.

Kezelt adatok köre: név, munkahely neve és címe, beosztás, e-mail cím, telefonszám (céges), telefax szám (céges).

Adatkezelés időtartama: az adatkezelésre a szerződés hatálya alatt kerül sor. A szerződés megszűnését követően az adat törlésre kerül, kivéve, ha az adat a szerződés törzsszövegében került feltüntetésre, mely esetben az adatot az Adatkezelő a hatályos jogszabályi előírások által előírt ideig kezeli (pl. általános elévülési idő, adójogi elévülési idő). Az Érintett tiltakozása esetén az adatkezelés – amennyiben a tiltakozás jogszerű volt – az Adatkezelő által megszüntetésre kerül.

Adattovábbítás: Adatkezelő jogosult ezen adatokat a munkavállalói/megbízottai számára hozzáférhető adatbázisokban tárolni, és a szerződés teljesítése érdekében használni. A fenti eseteken túlmenően jogszabályi előírás alapján az adathatóság részére történő továbbítására is sor kerülhet.


3. Önéletrajzok kezelése
Az adatkezelés jogalapja: az önéletrajzok kezelésére az érintett hozzájárulásával kerül sor.

Az adatok kezelésére kizárólag abból a célból kerül sor, hogy jelentkezése, önkéntes adatközlése alapján a Pályázónak jövőbeli elhelyezkedésével, munkavállalásával kapcsolatban az Adatkezelő támogatást, tanácsot nyújtson, továbbá, hogy a megjelölt pozíciókra a Pályázó foglalkoztatásának lehetőségét megvizsgálja, őt állásinterjúra behívja és meghallgassa. Ezen kívül, amennyiben munkaviszony nem létesül, a Pályázó esetleges jövőbeli foglalkoztatása, újabb állásajánlatokkal történő megkeresése érdekében sor kerül az önéletrajz tárolására is, az önéletrajz beküldésétől számított egy évig (adatkezelés időtartama). Ezt követően az önéletrajz törlésre/megsemmisítésre kerül. Megkötött munkaszerződés esetén a munkaviszony létrejöttével az önéletrajz megsemmisítésre kerül. A hozzájárulás visszavonása esetén az önéletrajz törlésre/megsemmisítésre kerül.

Adattovábbításra nem kerül sor. A Pályázók adataihoz kizárólag a HR osztály munkavállalói, illetve annak a területnek a vezetője férhet hozzá, amely területre a Pályázó pályázik. Kezelt adatok köre: önéletrajz szerint.

A hozzájárulás megadása a szerződés kötésének előfeltétele, elmaradásának lehetséges jogkövetkezményei: az Adatkezelő a hozzájárulás hiányában a Pályázót alkalmazni nem tudja, tekintettel arra, hogy önéletrajz hiányában nem tud megalapozott döntést hozni az alkalmazást illetően.

V. Adatokhoz való hozzáférés, adatok kiadása harmadik személyeknek, az adatok tárolása

1. Általános rendelkezések

Adatkezelő gondoskodik az alapértelmezett és beépített adatvédelemről. Ennek érdekében az Adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz annak érdekében, hogy:

• az adatokhoz való hozzáférést pontosan szabályozza;
• csak olyan személyeknek engedélyezze a hozzáférést, akiknek az adat az azzal való feladat elvégzése érdekében szükséges, és ekkor is csak azon adatokhoz lehessen hozzáférni, mely minimálisan szükséges a feladat ellátásához;
• az általa megbízott adatfeldolgozókat körültekintően válassza ki, és megfelelő adatfeldolgozói szerződéssel gondoskodjon az adatok biztonságáról;
• gondoskodjon a kezelt adatok változatlanságáról (adatintegritás), hitelességéről és védelméről.

 
2. Adattovábbítás, adatfeldolgozás, hozzáférés

Az Adatkezelő törekszik arra, hogy ne adjon ki harmadik személynek Érintetti adatot. Az adatkiadás azonban bizonyos esetekben nem kerülhető el. Adatkezelő elsődlegesen a következő esetekben ad ki adatot harmadik személynek:

• hatóság(ok) felé történő adatátadás: a szerződések létesítésével, teljesítésével és megszüntetésével, illetve utazásokon történő részvétellel kapcsolatban az Adatkezelőnek jogszabályi előírásokból fakadó jelentési kötelezettsége keletkezhet. Erre tekintettel a NAV, az OEP, felé történik elsődlegesen adatkiadás. Hatósági megkeresésre vagy bűncselekmény gyanújára alapítottan egyéb adatkiadásra is sor kerülhet.
• kontaktszemély adatok kiadása: a szerződések teljesítéséből fakadóan szükséges lehet az ügyfelekkel, partnerekkel, egyéb személyekkel való kapcsolattartás. Erre tekintettel az Adatkezelő jogosulttá válhat harmadik személyek részére az Érintett céges elérhetőségi adatait (elsődlegesen: név, céges e-mail cím, céges telefonszám, beosztás) kiadni. Ilyen esetekben az alapszerződés rendelkezik arról, hogy az adatok milyen harmadik személy részére kerülnek továbbításra.

A fentiekben meghatározott eseteken kívül is adhat ki az Adatkezelő adatot harmadik személynek, mely adatkiadás a mindenkor hatályos jogszabályi előírásokkal összhangban történhet.

3. Tárolási idő
Adatkezelő az adatokat a fentiekben, az egyes adatkezelési céloknál meghatározott ideig tárolja, ezt követően az adatok megsemmisítésre kerülnek. Az adatok tárolásának időtartamára a mindenkor hatályos jogszabályi előírások is vonatkoznak, azaz ha jogszabályi előírás az adat tárolását a fent megjelölt időtartamon túlmenően is előírja, úgy az adatot az Adatkezelő a jogszabályban meghatározott ideig jogosult tárolni.

VI. Adatkezelő által az adatvédelem körében tett intézkedések

Az Adatkezelő ésszerű mértékű fizikai, műszaki és szervezeti biztonsági intézkedéseket alkalmaz az Érintett adatok védelmére, különösen azoknak a véletlen, illetéktelen, törvénytelen megsemmisítése, elvesztése, megváltoztatása, továbbadása, felhasználása, elérése vagy feldolgozása ellen. Az Adatkezelő a személyes adatokhoz való ismert, és az érintettre nézve magas kockázattal járó illetéktelen hozzáférés vagy azok felhasználása esetén haladéktalanul értesíti az Érintettet.

VII. Jogorvoslat

Minden utas jogosult tájékoztatást kérni személyes adatai kezeléséről, személyes adataihoz hozzáférni, azokat módosítani, kijavítani, vagy azok zárolását, törlését kérni. A utas jogosult, hogy a rá vonatkozó, általa a C&T Hungary Kft. rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja. A utas kérése esetén a C&T Hungary Kft. ezen adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítja. A utas jogosult továbbá tiltakozni személyes adatainak közlése ellen a jogszabályi keretek között.

Adatvédelemmel kapcsolatos kérdéseivel, észrevételeivel kapcsolatban kérjük, érdeklődjön az travel@congresstravel.hu e-mail címen.  A utas fenti (érintett) jogait csak travel@congresstravel.hu címre történő e-mail küldésével vagy a C&T Hungary Kft. címére (H-6720 Szeged, Dugonics tér 12.) postai levél küldésével gyakorolhatja. Emellett az érintett panasszal élhet az előbbi címekre küldött e-mail vagy levél útján. A C&T Hungary Kft. a utas megkeresésére, panaszára 25 napon belül reagál; a utas adatkezelés elleni tiltakozása esetén 15 napon belül. Javasoljuk, hogy amennyiben panasszal, észrevétellel kíván élni, elsőként a C&T Hungary Kft-hez forduljon. 

Személyes adatai kezelése kapcsán az érintett az adatvédelmi hatóság (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, a továbbiakban: NAIH) eljárását kezdeményezheti. A NAIH elérhetőségei az alábbiak:

Hivatalos elektronikus levelezési cím: ugyfelszolgalat@naih.hu
Postai elérhetőség: H-1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c
Telefonszám: +36 (1) 391-1400
Honlap: https://www.naih.hu/

A utas jogainak megsértése esetén a döntés közlésétől vagy a C&T Hungary Kft. mint adatkezelő rendelkezésére álló határidő utolsó napjától számított 30 napon belül a C&T Hungary Kft. ellen bírósághoz (törvényszékhez) fordulhat. A utas dönthet úgy, hogy az esetleges pert a lakóhelye  vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt indítja meg.